Executive assistant
De functie van Executive Assistant (PA) combineert de verantwoordelijkheden van het efficiënt beheren van de dagelijkse kantooroperaties met het ondersteunen van de CEO, op administratief en organisatorisch vlak. Deze rol vereist een veelzijdig persoon die zowel organisatorische als communicatieve vaardigheden combineert, met als doel het bedrijf soepel te laten draaien en de CEO te ontzorgen in de breedste zin van het woord.
Kernverantwoordelijkheden
Office Management
Kantoororganisatie: Zorgen voor een goed functionerend kantoor, inclusief de coördinatie van facilitaire zaken (bijv. bestellingen kantoorbenodigdheden, inrichting van werkplekken).
Agenda- en vergaderbeheer: Beheren van de agenda van het managementteam, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen.
Communicatie: Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe contacten. Beheren van inkomende en uitgaande communicatie, waaronder telefoongesprekken, e-mail en post.
Documentbeheer: Organiseren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal
Kantooradministratie: Beheren van administratie en gegevensverwerking, inclusief het bijhouden van de personeelsdossiers, facturatie en andere administratieve taken.
Personal Assistant (PA) Taken
Ondersteuning CEO: Bieden van administratieve en persoonlijke ondersteuning aan de directie, zoals het beheren van hun agenda, e-mailcorrespondentie, het voorbereiden van documenten, netwerk onderhouden, etc.
Vergaderingen en Notuleren: Coördineren van vergaderingen en zorgen voor het voorbereiden van vergadermaterialen. Notuleren van vergaderingen en zorgen voor follow-up van actiepunten.
Beheer van Prioriteiten: Prioriteren van taken en verzoeken van de directie, zorgen voor een efficiënte tijdsbesteding en het beheren van last-minute wijzigingen in de agenda.
Reizen en Evenementen: Organiseren van zakelijke reizen, conferenties en andere evenementen, inclusief vluchten en hotels.
Projectondersteuning: Helpen bij het coördineren van verschillende projecten door deadlines te bewaken, documentatie bij te houden en actiepunten op te volgen.
Vereiste Vaardigheden en Kwalificaties
Opleiding: Minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur in de richting van Secretarieel, Bedrijfskunde of vergelijkbaar. Een hbo-diploma is een pré.
Ervaring: Minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende rol, bij voorkeur in een kantooromgeving.
Taalvaardigheid: Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
Communicatieve Vaardigheden: Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
Organisatie en Planning: Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere taken tegelijk te beheren.
ICT Vaardigheden: Ervaring met Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Apple, Pages, Numbers, Confluence, Moneybird
Discretie en Vertrouwelijkheid: Het vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan en integriteit te waarborgen.
Competenties
Proactief: In staat om zelfstandig problemen te identificeren en op te lossen zonder voortdurende begeleiding.
Flexibiliteit: Aanpassen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten.
Stressbestendig: In staat om effectief te werken onder tijdsdruk en met meerdere deadlines.
Teamspeler: Goed kunnen samenwerken met andere afdelingen en collega's binnen het bedrijf.
Oplossingsgericht: Creatief in het vinden van praktische oplossingen voor administratieve en organisatorische vraagstukken.
Werkomstandigheden
Locatie: Glamorous Goat, Oisterwijk
Werktijden: 20 uur per week, met flexibiliteit waar nodig, liefst verdeeld over 5 dagen
Salarisindicatie: Afhankelijk van ervaring en bedrijfsomstandigheden € 2.500 - € 4.000 op basis van fulltime en 30 vakantiedagen
Extra voordelen: MacBook, pensioenregeling, reiskostenvergoeding, opleidingsmogelijkheden
Samenvatting
Als Office Manager & PA ben je de sleutel in het efficiënt laten draaien van de dagelijkse bedrijfsvoering en het bieden van persoonlijke ondersteuning aan de CEO. De functie vereist zowel organisatorische als communicatieve vaardigheden, gecombineerd met de capaciteit om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving met een flexibele inzet.
Zomaar een dag bij Glamorous Goat
Donderdag, rond 7.30 uur kom je het kantoor binnen en doet de lichten en airco aan. Je checkt de keuken, maakt een drankje en installeert jezelf om te kijken wat de dag gaat brengen. Om 7.55 uur ga je naar beneden om met het team te gaan bootcampen met een personal trainer.
Om 9.00 uur ben je moe maar voldaan en ga je douchen om op tijd voor de Stand-up weer boven te zijn en de activiteiten van die dag met elkaar te bespreken. Daarna bel je wat mensen voor een afspraak en beantwoord je mails. Je checkt de agenda voor toekomstige afspraken en regelt een lunch voor morgen. Je maakt de vergaderzaal in orde voor de afspraak van die middag. Voor je het weet is het lunchpauze en loop je met je collega’s naar buiten om eten te halen of een frisse neus.
Na de gezamenlijke lunch verwelkom je de gasten die je voorziet van onze heerlijke koffie/ cappuccino/ thee met een fles water. Tussentijds zorg je ook dat iedereen voorzien is van een drankje. Je gaat weer verder met de acties die je gisteren hebt ontvangen uit de mekkermeeting.
De dag vliegt voorbij en aan het eind van de dag heb je nog een kort overleg met de CEO om de dag door te spreken en met elkaar zaken af te stemmen.
